Sacbearbeiter Sitzungsdienst (m/w/d)

Fachkraft Vollzeit unbefristet ab sofort

Das Amt Parchimer Umland ist eine zertifizierte familienfreundliche Amtsverwaltung für zehn Gemeinden. Zu den zu verwaltenden Gemeinden gehören die Gemeinden Domsühl, Groß Godems, Karrenzin, Lewitzrand, Obere Warnow, Rom, Stolpe, Spornitz, Ziegendorf und Zölkow.

Ihre Aufgabe

Organisation der Sitzungen und des Sitzungsdienstes
Überwachung und Fertigung der form- und fristgerechten Übersendung der Einladungen zu den Gremiensitzungen
Organisation der fristgerechten Erstellung der Sitzungsvorlagen
Überwachung der Anfertigung der Niederschriften
Führen des Sitzungskalenders
Abrechnung von Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgeldern und Auslagenersatz für die ehrenamtlich Tätigen in den kommunalen Gremien
Pflege der Stammdaten der kommunalen Gremien
Verwaltung der Arbeitsplatztechnik
Verantwortungsvolle Betreuung, Begleitung und Unterstützung der Auszubildenden sowie der Praktikantinnen und Praktikanten. Dazu gehören die fachliche Anleitung, die Vermittlung von praxisnahen Inhalten, die Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung sowie die Funktion als erste Ansprechperson während der gesamten Ausbildungs- bzw. Praktikumszeit.
Materialbewirtschaftung und Beschaffung
Selbstständige Gestaltung, Pflege und Weiterentwicklung der Internetseite sowie der Social-Media-Kanäle des Amtes unter Beachtung des Urheberrechts und des Rechts am eigenen Bild
Betreuung der zentralen Dienst-PKWs
Unterstützende Wahrnehmung aller Aufgaben der Wahlbehörde
Gremienbetreuung in einer Gemeinde

Was Sie mitbringen

Sie besitzen eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation.
Sie verfügen möglichst über anwendungsbereite Kenntnisse im Bereich kommunaler Sitzungsdienst
Sie besitzen ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft und Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige Arbeitsweise
Sie besitzen die Fähigkeit zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Bürgermeistern und Mitgliedern der kommunalen Gremien
digitale Kompetenz: sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen sowie Bereitschaft, sich in Fachsoftware einzuarbeiten
Rechtsverständnis: Fähigkeit, rechtliche Vorgaben sicher anzuwenden und verständlich zu vermitteln
Konfliktfähigkeit: souveräner Umgang mit anspruchsvollen Gesprächssituationen
Belastbarkeit: Fähigkeit, auch unter Zeitdruck zuverlässig und sorgfältig zu arbeiten
Sie sind bereit, für gelegentliche dienstliche Fahrten den eigenen PKW zu verwenden (Dienstfahrzeuge sind vorhanden).
Sie verfügen über die Bereitschaft zur Teilnahme an kommunalen Sitzungen der kommunalen Gremien außerhalb der regulären Arbeitszeit.
Führerschein der Klasse B

Wünschenswert sind:

Kommunikations- und Teamfähigkeit
Verantwortungsbewusstsein, Engagement und Flexibilität
zielgerichteter und strukturierter Arbeitsstil

Wir bieten

eine unbefristete Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden (nicht teilzeitfähig)
spannende und abwechslungsreiche Aufgaben
flexible Möglichkeiten der Arbeitszeitgestaltung
einen technisch modern ausgestalteten Arbeitsplatz sowie einen fortgeschrittenen digitalisierten Arbeitsbereich
vielseitige Fort- und Weiterbildungsangebote für Ihren individuellen Wunsch nach beruflicher Entwicklung
Jahressonderzahlung und die Möglichkeit zur Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung nach TVöD
attraktive Altersversorgung über die Zusatzversorgungskasse

Amt Parchimer Umland
Walter-Hase-Straße 42
19370 Parchim

Telefon:	03871 421315
E-Mail:	tausch@amtpu.de

Frau Rathmann

Telefon:	03871 421332
E-Mail:	rathmann@amtpu.de