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Bei der Stadtverwaltung der Landeshauptstadt Schwerin ist im Jobcenter Schwerin mit sofortigem Arbeitsbeginn eine Vollzeitstelle als
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
befristet bis zum 31.12.2024 zu besetzen.
Assistenz der Geschäftsführung:
- Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Vorlage an die Geschäftsführung, ggf. mit den dazugehörigen Unterlagen
- Führen des Terminkalenders der Geschäftsführung, Terminkoordinierung, Terminkontrolle, Wiedervorlagen, Entgegennahme von Telefongesprächen und entsprechende Weiterleitung
- Entgegennahme der Telefongespräche und entsprechende Weiterleitung, Sammeln und Verdichten von Informationen, Verwalten des elektronischen Postfaches (Auslesen und Splitten nach Organisationseinheiten)
Assistenz des Jobcenters:
- Kundensteuerung, Vorklärung von Kundenanliegen, Informations- und Auskunftserteilung (zur Bearbeitungszeit, Organisation im Haus, Öffnungszeiten etc.), Entgegennahme von Unterlagen, Weiterleitung der Kunden an die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
- Kundenreaktionsmanagement (KRM) bzw. Beschwerdemanagement: Erfassung aller Beschwerden ins elektronische System, Erstellen der Eingangsbestätigung, Federführung bei der Zusammenführung der Stellungnahmen und Terminkontrolle der Abarbeitung; Erfassung und Weiterleitung der Vorfallberichte an die BA; Koordinierung der Zusammenarbeit mit Polizei und Wachdienst
- Verantwortung für die Organisation und Sicherstellung der Umsetzung der Berechtigtenverwaltung im Fachverfahren IM Webshop für alle Beschäftigten im JC (Vergabe von Berechtigungen/Änderung nach entsprechender Vorgabe);
- Eigenverantwortliche Pflege der Datenbank Self Service für alle Mitarbeiter im JC;
- Administrator für das JC-Postfach (Vergabe von Berechtigungen)
- Beamtin bzw. Beamter: Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt des Allgemeinen Dienstes (mittlerer Dienst)
oder
- Beschäftigte bzw. Beschäftigter: Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
und
- Kommunikationsstärke
- Selbstständige und verantwortungsvolle Arbeitsweise
Die Stelle ist für Tarifbeschäftigte nach E 5 TVöD und für verbeamtete Bewerberinnen und Bewerber nach A 6 LG 1, 2. EA LBesG (mittlerer Dienst) ausgewiesen.
Die Vergabe der Funktion erfolgt nach den beamtenrechtlichen Maßgaben der Bestenauslese. Die Bewerberin / der Bewerber kann im Falle beabsichtigter Beförderungen vorbehaltlich vorliegender beamtenrechtlicher und haushaltsrechtlicher Voraussetzungen entsprechend den jeweiligen Beförderungsmaßgaben berücksichtigt werden.
Nähere Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren finden Sie unter:
Ihre Bewerbung:
Senden Sie uns Ihre Bewerbung per Email unter Angabe der Kennziffer 51.0.1-5677 als PDF biszum 23.02.2024 an bewerbung@schwerin.de.
Landeshauptstadt Schwerin
Der Oberbürgermeister
Fachdienst Hauptverwaltung und Digitalisierung
Fachgruppe Personal
Am Packhof 2-6
19053 Schwerin